Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp | Kinh tế, Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý & cơ cấu , [PDF]
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC, BỘ MÁY


LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình mở cửa và hội nhập nước ta đã bắt tay làm bạn với nhiều nước, các doanh nghiệp của chúng ta có nhiều cơ hội để phát triển nhưng cũng phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để có thể đứng vững được .Trong sự cạnh tranh gay gắt đó càng ngày người ta càng nhận ra tầm quan trọng của nguồn lực con người ,đó chính là nguồn tài sản quý báu của doanh nghiệp .Nguồn nhân lực là một trong 3 yếu tố đầu vào cơ bản nhất cuả quá trình sản xuất kinh doanh .Nhưng thông thường khi nhắc đến nguồn nhân lực là chúng ta nghĩ ngay tới những người công nhân sản xuất ,những người trực tiếp sản xuất ra sản phẩm dịch vụ ma quên đi một bộ phận nguồn nhân lực vô cùng quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ công ty nào ,đó chính là đội ngũ cán bộ quản lý .Tuy họ không phải là người trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng họ giữ một vai trò quan trọng trong công tác điều hành sự hoạt động của công ty .Bộ máy quản lý được ví như những người cầm lái hướng con thuyền sản xuất kinh doanh đi đúng hướng ,đạt hiệu quả cao .Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một tổ chức không phải là bất biến mà là khả biến .Nó tuỳ thuộc vào sự biến động của môi trường bên trong và bên ngoài.Khi các yếu tố này thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .Trong điều kiện hiện nay của cuộc cách mạng khoa học công nghệ thông tin thì sự tác động của các yếu tố này càng mạnh .Chính vì thế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn luôn cần được hoàn thiện .Sự hoàn thiện này sẽ giúp cho tổ chức nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh ,tiếp tục tồn tại và phát triển đi lên ,nâng cao khả năng chiến thắng trong cạnh tranh .
Là một Công ty trực thuộc Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản ,phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng,Công ty In Tạp chí Cộng Sản là một công ty có bề dày kinh nghiệm trong ngành in ,luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của Đảng và Nhà Nước giao phó .Tuy nhiên do việc chuyển đổi nền kinh tế tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước ,cơ cấu bộ máy quản lý của công ty chưa có sự thay đổi để thích ứng nên còn nhiều bất cập trong công tác lãnh đạo và điều hành hoạt động sản xuất của công ty .Vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty em đã quyết định chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty In Tạp chí Cộng Sản” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình .
Chuyên đề gồm 3 chương :
Chương 1 :Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .
Chương 2 :Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty In Tạp chí Cộng Sản .
Chương 3 :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công Ty In Tạp chí Cộng Sản .
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian ,trình độ , nguồn số liệu nên chắc chắn bài viết của em sẽ không tránh khỏi thiếu sót .Em rất mong nhận được những góp ý của các thầy cô và các cô chú trong toàn Công Ty để em hoàn thành chuyên đề này .Em xin chân thành cảm ơn!






CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ .
I.Các khái niệm .
1.Quản lý .
Quản lý là sự tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường .
Quản lý bao gồm các điều kiện :
-Phải có một chủ thể quản lý tạo ra tác động và một đối tượng quản lý nhận tác động của chủ thể quản lý tạo ra .
-Phải có mục tiêu xác định cho cả đối tượng và chủ thể .Mục tiêu này là căn cứ đưể chủ thể quản lý tạo ra tác động .
-Chủ thể phải thực hành việc rác động .
2.Tổ chức .
Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung .
Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng .Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại,nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau :
-Mọi tổ chức đưều mang tính mục đích .Tổ chức hiếm khi mang trong mình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định .Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào .Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau ,nhưng không có mục đích thì tổ chức dẽ không có lý do để tồn tại .
-Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích –các kế hoạch .Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải làm để thực hiện mục đích ,không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển hiệu quả .
-Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác .Một doanh nghiệp sẽ cần vốn ,nguyên vật liệu ,năng lượng ,máy móc ,thông tin...... từ các nhà cung cấp ,cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của Nhà Nước ,cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác ,cần các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ .
-Cuối cùng ,mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị ,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao .Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng .
3.Cơ cấu tổ chức .
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức ,biểu thị sự xắp đặt theo một trật tự nào đó của các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng .
4.Bộ máy quản lý .
Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức ,là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức .Bộ máy quản lý bao gồm :một tập thể người lao động cùng với các phương tiện quản lý được liên kết theo một số nguyên tắc ,quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định .
5.Tổ chức bộ máy quản lý .
Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình dựa trên các chức năng ,nhiệm vụ đã được xác định của bộ máy quản lý để xắp xếp về lực lượng ,bố trí về cơ cấu ,xây dựng về mô hình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản lý hoạt động như một chỉnh thể có hiệu quả nhất .

6.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành ,các bộ phận này có mối liên hệ mật hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá ,thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức .
7.Lao động quản lý .
Lao động quản lý là họt động hay nói cách khác là lao động của những người thực hiện chức năng quản lý trong mỗi tổ chức nhất định .
Phân loại lao động quản lý :
ỹ Căn cứ theo cấp quản lý :
- Quản lý doanh nghiệp :Giám đốc ,Phó giám đốc ,Kế toán trưởng .
- Lãnh đạo doanh nghiệp :Trưởng phòng ,Phó phòng và tương đương .
- Viên chức chuyên môn nghiệp vụ :các nhân viên .
ỹ Căn cứ theo chức năng ,nhiệm vụ :
- Lao động của cán bộ lãnh đạo :là lao động của những người đứng đầu tổ chức ,có quyền ra quyết định quản lý ,tổ chức thực hiện quyết định quản lý và chịu trách nhiệm về quyết định của mình .
- Lao động của các chuyên gia :là lao động của những người có trình độ chuyên môn sâu về các lĩnh vực chuyên môn trong quản lý ,làm nhiệm vụ chuẩn bị và đề xuất các phương án ,quyết định cho cán bộ lãnh đạo.
- Lao động của các nhân viên nghiệp vụ :là lao động của những người làm công tác sự vụ ,chủ yếu phục vụ thông tin và giúp việc cho cán bộ lãnh đạo và chuyên gia .
ỹ Căn cứ và phạm vi bao quát của nhiệm vụ :
- Lao động quản lý tổng hợp :chịu trách nhiệm toàn diện về các mặt của tổ chức .Đó thường là lao động của cấp trưởng .
- Lao động quản lý chức năng :Chịu trách nhiệm về một hoặc một số lĩnh vực trong hoạt động của tổ chức .Đó là lao động của các cấp phó và các bộ phận quản lý chức năng .
- Lao động tác nghiệp cụ thể là lao động của nhân viên quản lý thừa hành như :các nhân viên kiểm tra ,đánh giá ...
ỹ Căn cứ theo lĩnh vực chuyên môn :
Lao động quản lý kinh tế ,quản lý xã hội , quản lý an ninh quốc phòng ...
II-Một số vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .
1.Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý .
1.1 Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích của hệ thống .
Phương hướng,mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy quản lý của hệ thống .Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức cảu hệ thống .Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của hệ thống .Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả .
1.2 Chuyên môn hoá và cân đối .
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm vi ,chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối ,loại trừ những chức năng ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng .Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế .

1.3 Linh hoạt và thích nghi với môi trường .
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ ,trì trệ ,quan liêu mà luôn phải linh hoạt ,thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động .Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với môi trường mới ,để không bị môi trường đào thải .Sự linh hoạt được thể hiện trong việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ ,công nhân viên chức trong từng bộ phận .
Nói như vậy không có nghĩa là cơ cấu tổ chức chịu sự chi phối của môi trường mà trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trường theo những hướng nhất định phù hợp với mục đích của mình .
1.4 Bảo đảm tính hiệu quả quản lý.
Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức nào .Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới .Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải :..........